Wielu z nas pamięta datę 25 maja 2018 roku — dzień, od którego stosuje się przepisy dotyczące ochrony danych osobowych – RODO (samo rozporządzenie weszło w życie dwa lata wcześniej, 24 maja 2016 r. — art. 99 RODO dał administratorom dwuletni okres na przygotowanie). Znakiem tych czasów był stos klauzul informacyjnych wysyłanych na nasze skrzynki mailowe. Bywały przypadki dosłownego nękania, gdzie maile wysyłane były kilkukrotnie tylko po to by osoba potwierdziła zapoznanie się z klauzulą informacyjną RODO. O dalszych absurdach, jak wymuszanie podpisów pod klauzulami informacyjnymi w szpitalach, na izbach przyjęć czy w różnego rodzaju urzędach może nie warto nawet wspominać.
Przy tej okazji jednak, być może warto pochylić się nad tematem samej roli klauzuli informacyjnej RODO. Jak udzielać obowiązku informacyjnego, kiedy go stosować i czy należy nakazywać odbiorcy potwierdzenie zapoznania się z nim.
Oczywiście wszystko zależy od kontekstu i konkretnej sytuacji, ale samo RODO mówi, iż to administrator danych ma obowiązek podać konkretne informacje, których zakres został określony w art. 13 cytowanego wyżej rozporządzenia. W RODO nie ma nigdzie mowy o tym, iż osoba ma obowiązek się z tą informacją zapoznać — i po ośmiu latach stosowania przepisów nic się w tej kwestii nie zmieniło. To, co RODO rzeczywiście narzuca, dotyczy formy i zakresu informacji: art. 12 ust. 1 wymaga, by była zwięzła, przejrzysta, zrozumiała i podana jasnym, prostym językiem, a art. 14 dokłada osobny obowiązek informacyjny wtedy, gdy danych nie pozyskaliśmy wprost od osoby, której dotyczą (np. z publicznego rejestru albo od kontrahenta)… Niestety brak znajomości przepisów i niewłaściwe doradztwo niejednokrotnie spowodowały takie wypaczenia. Oczywiście ktoś może powiedzieć, że to administrator danych musi wykazać rozliczalność ze stosowania RODO, ale taką rozliczalność administrator może wykazać także stosowanymi procedurami, postępowaniem osób przetwarzających dane w imieniu administratora itp. Jeżeli więc mamy stronę internetową, gdzie klient dokonuje zakupów naszych produktów, to wystarczy, że klauzula informacyjna będzie umieszczona w widocznym miejscu na tej stronie, a jej treść będzie spełniała wymogi RODO. Podobnie będzie w innych przypadkach. Czasem warto zamieścić klauzulę informacyjną w widocznym miejscu dla osób odwiedzających naszą firmę i zadbać, by jej treść była poprawna.
Tym samym warto posiadać odpowiednio przygotowaną Politykę Prywatności, w której będą zawarte wszystkie klauzule informacyjne odpowiednio dla poszczególnych kategorii osób. Gotową politykę prywatności wraz z kompletem klauzul — dla klientów, pracowników, kandydatów do pracy i kontrahentów — zawiera każdy pakiet RODO; sklepom internetowym dedykowaliśmy osobny pakiet RODO dla firmy prowadzącej sklep internetowy. Warto przy tym pamiętać, że klauzula informacyjna to co innego niż zgoda na cookies — w sklepie potrzebne są obie, a różnicę rozpisaliśmy w poradniku Polityka cookies i zgody w sklepie internetowym po Prawie komunikacji elektronicznej.
