RODO panika na rynku
Po wejściu w życie RODO, czyli nieco ponad rok temu, większość biznesu wstrzymała oddech na wieść o karach jakie nowe przepisy o ochronie danych osobowych ze sobą niosą. Nastąpił w części firm paraliż do tego stopnia, że obawiano się pozyskiwać dane swoich kontrahentów, prowadzić akcje marketingowe, czy w skrajnych sytuacjach nawet wymieniać się wizytówkami.
Zupełne niezrozumienie tematyki ochrony danych osobowych i dość często pojawiające się niejasne komunikaty w sieci oraz w ogólnodostępnych mediach doprowadziły do stanu paniki, niepewności i ogólnospołecznej irytacji. Samo RODO porównywane było do kolejnego unijnego absurdu. Przepisy, które miały chronić i dawać większe prawa podmiotom danych stały się (także na skutek braku wiedzy) głównym hamulcowym, nie tylko relacji biznesowych, ale i ogólnych relacji społecznych. Na nasze szczęście nie trwało to zbyt długo.
RODO – jednak nie takie straszne
Skoro wyzwoliliśmy się z RODO paniki i mamy już to za sobą to może warto spojrzeć na nadal świeże przepisy o ochronie danych osobowych, jako wartość dodaną do działalności biznesowej, społecznej czy nawet urzędniczej.
Nie jest to tekst stricte prawniczy, bo i przez prawnika nie napisany, ale jest to tekst o tym jak ochrona danych osobowych może stać się kolejnym etapem w budowaniu etyki w biznesie i wiarygodności na coraz bardziej konkurencyjnym rynku. Żeby rozwinąć ten temat cofnijmy się w czasie o kilka, kilkanaście miesięcy.
Jeszcze nie tak dawno wiele firm analizowało jak zachowa się Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych i ile kar zostanie nałożonych. Znałem takie, które w planie budżetowym miały zarezerwowane finanse na zapłatę kary za nieprzestrzeganie RODO. Mało kto w tym samym czasie analizował, jak wdrożenie systemu ochrony danych osobowych może nie tylko uchronić przed karami, ale także przyczynić się do poprawy innych ważnych aspektów działania firmy. Okazuje się, że stosowanie zasad RODO może poprawić wizerunek przedsiębiorstwa na rynku. W kwestii zatrudnienia sprawić, by pracownicy chętniej wybierali daną firmę. Nie bez znaczenia jest dla kandydatów poszanowanie praw i danych osobowych, przejrzyste zasady w zarządzaniu zasobami ludzkimi itp. Kontrahenci częściej wybierają organizację stosującą zasady RODO. Dzieje się tak dlatego, że firma posiada sprawnie funkcjonujący system ochrony danych osobowych, który będzie zapewniał poufność i integralność danych nam powierzonych.
RODO ważne dla partnerów biznesowych
Obecnie mało, która firma nie zleca outsourcingu usług. Często wybieramy zewnętrzne biura księgowe, firmy szkoleniowe, dostawców usług IT i innych. RODO wprost mówi, iż Administrator (zlecający) może dokonywać audytów Procesorów. Dzisiaj, po ponad roku od wejścia w życie RODO, firmy, które mają Inspektorów ochrony danych lub innych specjalistów w tej dziedzinie coraz częściej korzystają z tego prawa. Mało tego, coraz częściej firmy analizują wiarygodność Procesora jeszcze przed samym powierzeniem danych osobowych. Doprowadza to do sytuacji, że nasi zleceniodawcy zaczynają zwracać uwagę na ten aspekt i na konkurencyjnym rynku usług. Być może to ten element będzie miał w finalnym etapie negocjacji znaczenie i przesądzi o współpracy. Zastanówmy się więc, czy nie jest tak, że skuteczne wdrożenie RODO w firmie, czy organizacji sprawi, że będziemy bardziej wiarygodnymi partnerami biznesowymi.
Wytyczne się zmieniają – warto aktualizować procedury
Idąc dalej, 4 maja tego roku weszła długo przygotowywana ustawa zmieniająca inne ustawy w związku z zapewnieniem stosowania RODO, czyli w skrócie i kolokwialnie „ustawa 160+”. Ustawa ta wprowadziła zmiany chociażby w Kodeksie pracy, ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, ustawie o rehabilitacji zawodowej
i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych i jeszcze kilku innych aktach prawnych. Realnie wpływa to na proces rekrutacji, czy zatrudnienia. Zmiany te jednocześnie spowodowały, że wiele spornych kwestii zostało uregulowanych, a do wielu kandydatów i pracowników dotarły informacje, jakie mają prawa i czego mogą wymagać w procesie rekrutacyjnym, czy w ramach stosunku pracy. Dzięki pracy organów krajowych takich jak Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych czy Ministerstwa Cyfryzacji powstało wiele poradników, objaśnień prawnych, po które sięgnąć może każdy z nas. Wzrost dopływu informacji, coraz częściej pojawiające się szkolenia i konferencje z zakresu stosowania RODO powoduje wzrost świadomości u przeciętnego obywatela. Jeżeli my przedsiębiorcy chcemy być konkurencyjni na rynku pracy, to być może powinniśmy zadbać o to, by zarówno rekrutacja jak i sam proces zarządzania kadrami był zgodny z RODO i przepisami krajowymi, w tym z wspomnianymi powyżej ustawami. Poza tym pozostaje kolejny aspekt jak wzrost świadomości w dochodzeniu roszczeń przez pracowników, kandydatów do pracy czy innych osób, których dane przetwarzamy. Przetwarzanie danych zgodnie z prawem, zabezpiecza nas przed utratą wizerunku i realizacją roszczeń chociażby ze strony właśnie pracownika, czy nawet kandydata do pracy. O tym, że wiele firm bierze taki obrót sprawy pod uwagę świadczy fakt, że coraz częściej w ofertach pracy na stanowiska HR wymaga się znajomości przepisów o ochronie danych osobowych i nie są to incydentalne przypadki.
Dlaczego RODO się nam opłaca?
Powyżej dwa przykłady z życia odpowiadające na to samo pytanie. Warto wiedzieć jak można z obowiązku prawnego stworzyć kolejną możliwość na bycie bardziej konkurencyjnym, a także jak można łatwo i w prosty sposób uniknąć niepotrzebnych problemów.
W mojej opinii do tego tematu możemy podejść dwojako.
Wdrożyć właściwe procedury dla samego wdrożenia, bez jakiegokolwiek zrozumienia tego co wykonaliśmy i za co zapłaciliśmy temu, który nam w tym pomógł.
Wdrożyć RODO tak by z samego zbudowania systemu ochrony danych osobowych w firmie mieć wartość dodaną, co pozwoli nam być wiarygodnym w oczach partnerów biznesowych, kandydatów do pracy czy samych pracowników. Pokuszę się o dalej idące stwierdzenie- pozwólmy RODO na siebie zarobić.
Tym samym zachęcam, by patrzeć na RODO jako inwestycję opłacalną w dłuższym horyzoncie czasu, a nie jako krótkoterminowy, niepotrzebny wydatek (na zasadzie bo trzeba to zrobić), stojący obok setki innych wydatków w przedsiębiorstwie. Zachęcam, by po pierwsze ustawić wdrożenie RODO jako priorytet. Nie odkładać tego na potem. Warto ten ogrom pracy, jaki wykonamy na dostosowanie działalności firmy do obowiązujących przepisów przełożyć na wymierne efekty biznesowe. Nowe zasady powinny służyć naszej firmie oraz wszystkim, którzy mają możliwość działać razem z nami.
