W dzisiejszym świecie praktycznie nie ma biznesu bez outsourcingu usług. Często nasza firma zleca usługi, ale równie dobrze to my możemy pracować dla kogoś. Dochodzimy w tym momencie do sedna sprawy… a co jeśli na bazie umowy o współpracy zaczynamy przetwarzać dane osobowe…
Gdy 25 maja 2018 r. zaczęto stosować RODO, zrobiło się głośno o umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jest to o tyle dziwne, że powierzenie przetwarzania znała już uchylona ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych — jej art. 31 wprost nakazywał zawrzeć w tym celu umowę na piśmie — tyle tylko, że nikt tego nie przestrzegał. Skoro jednak wzrasta świadomość, a właściwe urzędy i partnerzy biznesowi zaczęli sprawę weryfikować – róbmy to solidnie, dokładnie, z dochowaniem najlepszej staranności.
Na gruncie RODO, możemy być audytowani przez przedsiębiorstwa powierzające nam przetwarzanie danych osobowych, którymi administrują. Jest to na tyle możliwe, że sam art. 28 RODO wprost mówi o możliwości przeprowadzenia takiego audytu bądź inspekcji przez administratora danych.
Warto w tym momencie wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w celu stworzenia skutecznego systemu ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie, ale także i dlatego, aby być wiarygodnym partnerem biznesowym swojego kontrahenta. Firmie usługowej lub handlowej, która najczęściej występuje właśnie w roli audytowanego dostawcy, komplet takich dokumentów — z polityką bezpieczeństwa, upoważnieniami i rejestrem czynności — daje pakiet RODO dla firmy usługowej i handlowej. RODO to ochrona danych osobowych, ale i etyka w biznesie, budowanie wiarygodności i zaufania. Skoro sami chronimy dane osobowe w swojej firmie wymagajmy tego również od Naszych kontrahentów, a tym samym nie dajmy się zaskoczyć.
Dziś to standard: kontrahenci wymagają od swoich dostawców opisanych wyżej zabezpieczeń, a coraz częściej — konkretnych klauzul w umowie.
Kontrahent, który powierza nam dane, ma prawo oczekiwać więcej niż podpisu pod umową: imiennej listy naszych podwykonawców z prawem sprzeciwu wobec każdej zmiany (art. 28 ust. 2 i 4 RODO), zgłoszenia naruszenia w godzinach, a nie „bez zbędnej zwłoki”, oraz potwierdzenia zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu współpracy. Takie klauzule zawiera umowa powierzenia w każdym naszym pakiecie RODO. Jak sprawdzić umowę przed podpisaniem — piszemy w poradniku Sezon na umowy powierzenia.
Autor:
Jacek Andrzejewski
ja@rodonagotowo.pl
www.jacekandrzejewski.pl
