Gastronomia i hotelarstwo przetwarzają więcej danych osobowych, niż się powszechnie wydaje — od rezerwacji przez monitoring po dokumenty gości. Dlatego zebraliśmy w jednym miejscu obowiązki RODO typowe dla restauracji, hoteli i pensjonatów.
Rezerwacje i goście
Imię, telefon, e-mail, czasem preferencje żywieniowe (a to już mogą być dane o zdrowiu!). Potrzebujesz podstawy prawnej (najczęściej umowa lub zgoda), obowiązku informacyjnego przy zbieraniu danych oraz ustalonych okresów przechowywania. Ponadto systemy rezerwacyjne zewnętrznych dostawców to powierzenie danych — wymaga umowy powierzenia.
Monitoring wizyjny
Kamery na sali, zapleczu i parkingu wymagają: oznaczenia stref (tabliczki przed wejściem w strefę), klauzuli informacyjnej, określonej retencji nagrań (zwykle do 3 miesięcy) oraz wpisu w rejestrze czynności. Co ważne, monitoring nie może obejmować miejsc, w których goście oczekują prywatności. Mamy do tego osobny produkt: Monitoring wizyjny zgodnie z RODO.
Meldunek i dokumenty gości
Hotel nie powinien kserować dowodów osobistych „do akt”. Zakres danych meldunkowych musi wynikać z przepisów i faktycznej potrzeby, a dostęp do nich mieć tylko upoważniony personel. Dodatkowo pamiętaj o danych z kart płatniczych — tu obowiązują też standardy rozliczeń.
Pracownicy sezonowi
Wysoka rotacja to ryzyko: upoważnienia do przetwarzania i krótkie szkolenie stanowiskowe powinny być standardem przy każdym zatrudnieniu, również na sezon. W przeciwnym razie za błąd kelnera odpowiada właściciel.
Wszystko w jednym pakiecie
Pakiet RODO dla hotelu, restauracji i pensjonatu (699 zł) zawiera komplet: polityki, rejestry, klauzule dla gości, dokumentację monitoringu i upoważnienia dla personelu — do wypełnienia bez prawnika. Zobacz również: jak wypełnić rejestr czynności.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Jak długo można trzymać nagrania z monitoringu?
Co do zasady maksymalnie 3 miesiące od nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu.
Czy można prosić gościa o dowód osobisty?
Można poprosić o okazanie w celu weryfikacji, ale kopiowanie dowodu „na zapas” jest praktyką zakwestionowaną przez organ nadzorczy.
Czy karta menu z QR i zamówieniem online to też RODO?
Tak — jeżeli system zbiera dane zamawiającego, obowiązuje informacja o przetwarzaniu i umowa z dostawcą systemu.