Prowadzisz jednoosobową działalność i zastanawiasz się, czy rejestr czynności przetwarzania w ogóle Cię dotyczy? To jedno z najczęstszych pytań o RODO wśród małych firm. Odpowiedź nie jest zero-jedynkowa, dlatego wyjaśniamy ją krok po kroku — z przykładami typowymi dla JDG.
Co mówi przepis
Artykuł 30 RODO przewiduje wyjątek dla podmiotów zatrudniających mniej niż 250 osób. Brzmi jak zwolnienie dla każdej JDG, jednak wyjątek ma cztery istotne zastrzeżenia. Rejestr trzeba prowadzić mimo wszystko, jeżeli przetwarzanie: nie ma charakteru sporadycznego, może naruszać prawa osób, obejmuje dane szczególnych kategorii (art. 9) lub dane o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa (art. 10).
Dlaczego większość JDG jednak prowadzi rejestr
W praktyce niemal każda działalność przetwarza dane w sposób regularny, a nie sporadyczny: faktury dla klientów, baza kontaktów, newsletter, dane pracownika czy zleceniobiorcy. Dlatego organ nadzorczy i większość praktyków przyjmują, że typowa JDG powinna rejestr prowadzić. Co więcej, rejestr to zaledwie kilka rubryk — a przy kontroli jest jednym z pierwszych dokumentów, o które pyta organ.
Co grozi za brak rejestru
Brak rejestru sam w sobie bywa oceniany jako naruszenie art. 30 RODO. Ponadto bez rejestru trudno wykazać zgodność z zasadą rozliczalności — a to już fundament całego rozporządzenia. Część kar dla małych podmiotów w Polsce zapadła za brak współpracy z organem — np. brak odpowiedzi na wezwania — a rejestr jest pierwszą rzeczą, którą trzeba wtedy pokazać.
Jak to załatwić szybko
Najprościej: gotowy wzór z instrukcją. Nasz Pakiet RODO dla jednoosobowej działalności zawiera rejestr czynności przetwarzania wraz z pozostałą wymaganą dokumentacją — do samodzielnego wypełnienia w kilka wieczorów. Zobacz także wpis: jak wypełnić rejestr krok po kroku.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy freelancer bez pracowników musi mieć rejestr?
Jeżeli regularnie przetwarza dane klientów (faktury, maile, umowy) — w praktyce tak, ponieważ przetwarzanie nie jest sporadyczne.
Czy rejestr trzeba gdzieś zgłaszać?
Nie. Rejestr prowadzi się wewnętrznie i okazuje dopiero na żądanie organu nadzorczego.
Papier czy plik?
Forma jest dowolna — wygodny jest arkusz kalkulacyjny, który łatwo aktualizować. Taki wzór znajdziesz w naszych pakietach.