Przedszkole i żłobek zaczynają przetwarzać dane dziecka na długo przed jego pierwszym dniem w placówce. Przepisów jest tu więcej niż samo RODO, a spora ich część dotyczy wyłącznie placówek publicznych — i na tym właśnie wykłada się dokumentacja placówek prywatnych, przepisywana z gotowców pisanych dla gmin.
Rekrutacja: żłobek ma zamknięty katalog danych, przedszkole niepubliczne go nie ma
W żłobku i klubie dziecięcym zakres danych rekrutacyjnych wyznacza art. 3a ust. 1 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3: dane dziecka i rodziców z numerami PESEL, orzeczenie o niepełnosprawności, liczbę i wiek rodzeństwa, adres, kontakt, miejsce pracy lub nauki rodziców oraz dane o zdrowiu, diecie i rozwoju psychofizycznym dziecka. Dochody — wyłącznie gdy rodzic ubiega się o zwolnienie z opłat. Skoro zakres wynika z ustawy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a art. 3a ust. 2 zamyka cel: rekrutacja, opieka i wypłata świadczenia „aktywnie w żłobku”.
W przedszkolu niepublicznym jest odwrotnie. Rozdział o rekrutacji w Prawie oświatowym dotyczy przyjmowania do placówek publicznych (art. 130 ust. 1), więc ani ustawowy wniosek rekrutacyjny, ani terminy przechowywania danych kandydatów z art. 160 nie są dla Ciebie wiążące. Zasady przyjmowania dzieci określa statut (art. 172 ust. 2 pkt 7), a dane zbierasz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jako czynności przed zawarciem umowy z rodzicem. Okres przechowywania dokumentów po nieprzyjęciu dziecka ustalasz sam.
Dane o zdrowiu, alergiach i orzeczeniach
Alergia, dieta eliminacyjna, padaczka, orzeczenie — to dane szczególnej kategorii z art. 9 ust. 1 RODO i nie wolno ich zbierać „na wszelki wypadek”. W żłobku podstawą jest przepis (art. 3a ust. 1 pkt 6 ustawy żłobkowej), czyli art. 9 ust. 2 lit. g RODO. W przedszkolu niepublicznym takiego przepisu nie ma, więc działa wyraźna zgoda rodzica z art. 9 ust. 2 lit. a. Gdy cel ustał, a dokumenty trzymasz na wypadek sporu, podstawą przestaje być zgoda, a staje się art. 9 ust. 2 lit. f. Wniosek dla sali: lista alergenów nie może wisieć w szatni.
Zdjęcia dzieci: dziś zgoda, od 2028 roku zakaz w żłobkach
Publikacja zdjęć z zajęć opiera się dziś na odrębnej zgodzie rodzica, niezależnej od umowy — odmowa nie może oznaczać wykluczenia dziecka z zabawy. To się zmienia: ustawa z 31 lipca 2026 r. (Dz. U. poz. 1123) dodaje do ustawy żłobkowej art. 3a ust. 3, który od 1 stycznia 2028 r. zakazuje żłobkom, klubom dziecięcym i punktom opieki dziennej publicznego udostępniania wizerunku dziecka — nawet za zgodą rodzica. Wyjątki są dwa: wizerunek stanowiący jedynie szczegół całości (zgromadzenie, krajobraz, impreza publiczna) oraz udostępnienie wyłącznie rodzicom dzieci z tej placówki. Jeśli prowadzisz żłobek z aktywnym profilem w sieci, przestaw komunikację, zanim zgody staną się bezużyteczne.
Monitoring: w placówce niepublicznej to nie jest „przepis z ustawy”
Art. 108a Prawa oświatowego, który wielu dyrektorom służy za podstawę monitoringu, ma dwa ograniczenia. Po pierwsze mówi, że dyrektor „może” wprowadzić szczególny nadzór — to uprawnienie, a nie obowiązek, więc sam z siebie nie tworzy podstawy z art. 6 RODO. Po drugie do placówek niepublicznych stosuje się tylko przepisy wymienione w art. 173–177, a art. 108a nie ma wśród nich; w żłobkach analogiczny art. 25b wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 r. Dziś podstawą kamer jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: udokumentowany test równowagi, cel, zakres, okres przechowywania nagrań i oznaczenie terenu. Wobec personelu działa dodatkowo art. 22² Kodeksu pracy: zapis w regulaminie pracy albo obwieszczeniu, informacja 2 tygodnie przed uruchomieniem, tabliczki dzień wcześniej, nagrania nie dłużej niż 3 miesiące, a od 27 stycznia 2026 r. także informacja dla pracownika na piśmie lub elektronicznie przed dopuszczeniem do pracy (§ 8). O dwóch reżimach kamer naraz piszemy przy monitoringu w restauracji i hotelu.
Telefony i nagrywanie na terenie przedszkola
Art. 102a Prawa oświatowego zakazuje dzieciom wnoszenia i korzystania z telefonów oraz innych urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk podczas zajęć, także poza terenem placówki. Stosuje się go odpowiednio do przedszkoli niepublicznych i innych form wychowania przedszkolnego (art. 173 ust. 5). Formalnie to przepis o organizacji zajęć, w praktyce — pierwsza bariera przed nagraniem cudzego dziecka na grupie rodziców.
Komplet dokumentów dla placówki
Minimum to rejestr czynności, klauzule dla rodziców i pracowników, upoważnienia dla całego personelu (również pomocy i kucharki), procedura na wypadek naruszenia oraz umowy powierzenia z dostawcami: systemem do zapisów, cateringiem, fotografem, informatykiem. Od czego zacząć, pokazujemy we wpisie o tym, jak wypełnić rejestr czynności przetwarzania. Komplet w jednym pliku to Pakiet RODO dla przedszkola i żłobka — polityka, rejestr, klauzule i zgody dla rodziców, upoważnienia, regulamin monitoringu z testem równowagi i wzory umów powierzenia. Prowadzisz także szkołę? Podstawy prawne są tam inne — opisaliśmy je w tekście o RODO w szkole niepublicznej.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy przedszkole niepubliczne musi wyznaczyć inspektora ochrony danych?
Nie z automatu. Obowiązek z art. 37 ust. 1 lit. a RODO dotyczy podmiotów publicznych, a te wymienia art. 9 ustawy o ochronie danych osobowych: jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze i NBP. Placówka niepubliczna, nawet dotowana, nie jest żadną z nich. Sprawdź jednak lit. b i c tego samego przepisu.
Jak długo przechowywać dokumenty dzieci, które nie zostały przyjęte?
W placówce niepublicznej nie ma na to przepisu — roczny termin z art. 160 ust. 2 Prawa oświatowego dotyczy tylko placówek publicznych. Okres ustalasz sam, zwykle wiążąc go z przedawnieniem roszczeń, i wpisujesz do rejestru oraz klauzuli.
Czy można publikować zdjęcia dzieci na profilu placówki?
Dziś tak, na podstawie odrębnej zgody rodzica — dobrowolnej i możliwej do wycofania. Od 1 stycznia 2028 r. żłobki, kluby dziecięce i punkty opieki dziennej nie będą mogły tego robić nawet za zgodą (art. 3a ust. 3 ustawy żłobkowej).
Czy żłobek może prosić o zaświadczenie o dochodach rodziców?
Tylko wtedy, gdy rodzic ubiega się o zwolnienie z opłat zależne od wysokości dochodu (art. 3a ust. 1 pkt 7 ustawy żłobkowej). Przy zwykłym zapisie dziecka takie żądanie nie ma podstawy.