RODO panika na rynku
Po rozpoczęciu stosowania RODO 25 maja 2018 r. większość biznesu wstrzymała oddech na wieść o karach jakie nowe przepisy o ochronie danych osobowych ze sobą niosą. Nastąpił w części firm paraliż do tego stopnia, że obawiano się pozyskiwać dane swoich kontrahentów, prowadzić akcje marketingowe, czy w skrajnych sytuacjach nawet wymieniać się wizytówkami.
Zupełne niezrozumienie tematyki ochrony danych osobowych i dość często pojawiające się niejasne komunikaty w sieci oraz w ogólnodostępnych mediach doprowadziły do stanu paniki, niepewności i ogólnospołecznej irytacji. Samo RODO porównywane było do kolejnego unijnego absurdu. Przepisy, które miały chronić i dawać większe prawa podmiotom danych stały się (także na skutek braku wiedzy) głównym hamulcowym, nie tylko relacji biznesowych, ale i ogólnych relacji społecznych. Na nasze szczęście nie trwało to zbyt długo.
RODO – jednak nie takie straszne
Skoro wyzwoliliśmy się z RODO paniki i mamy już to za sobą to może warto spojrzeć na przepisy o ochronie danych osobowych, jako wartość dodaną do działalności biznesowej, społecznej czy nawet urzędniczej.
Nie jest to tekst stricte prawniczy, bo i przez prawnika nie napisany, ale jest to tekst o tym jak ochrona danych osobowych może stać się kolejnym etapem w budowaniu etyki w biznesie i wiarygodności na coraz bardziej konkurencyjnym rynku. Żeby rozwinąć ten temat, cofnijmy się do 2018 r.
Jeszcze nie tak dawno wiele firm analizowało jak zachowa się Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych i ile kar zostanie nałożonych. Znałem takie, które w planie budżetowym miały zarezerwowane finanse na zapłatę kary za nieprzestrzeganie RODO. Mało kto w tym samym czasie analizował, jak wdrożenie systemu ochrony danych osobowych może nie tylko uchronić przed karami, ale także przyczynić się do poprawy innych ważnych aspektów działania firmy. Okazuje się, że stosowanie zasad RODO może poprawić wizerunek przedsiębiorstwa na rynku. W kwestii zatrudnienia sprawić, by pracownicy chętniej wybierali daną firmę. Nie bez znaczenia jest dla kandydatów poszanowanie praw i danych osobowych, przejrzyste zasady w zarządzaniu zasobami ludzkimi itp. Kontrahenci częściej wybierają organizację stosującą zasady RODO. Dzieje się tak dlatego, że firma posiada sprawnie funkcjonujący system ochrony danych osobowych, który będzie zapewniał poufność i integralność danych nam powierzonych.
RODO ważne dla partnerów biznesowych
Obecnie mało, która firma nie zleca outsourcingu usług. Często wybieramy zewnętrzne biura księgowe, firmy szkoleniowe, dostawców usług IT i innych. RODO wprost mówi, iż Administrator (zlecający) może dokonywać audytów Procesorów. Dzisiaj, po kilku latach stosowania RODO, firmy, które mają Inspektorów ochrony danych lub innych specjalistów w tej dziedzinie coraz częściej korzystają z tego prawa. Mało tego, coraz częściej firmy analizują wiarygodność Procesora jeszcze przed samym powierzeniem danych osobowych. Doprowadza to do sytuacji, że nasi zleceniodawcy zaczynają zwracać uwagę na ten aspekt i na konkurencyjnym rynku usług. Być może to ten element będzie miał w finalnym etapie negocjacji znaczenie i przesądzi o współpracy. Zastanówmy się więc, czy nie jest tak, że skuteczne wdrożenie RODO w firmie, czy organizacji sprawi, że będziemy bardziej wiarygodnymi partnerami biznesowymi. Punktem wyjścia jest komplet dokumentów dobrany do profilu działalności — gotowe pakiety RODO przygotowaliśmy osobno m.in. dla firm usługowych i handlowych, sklepów internetowych, przychodni, fundacji i wspólnot mieszkaniowych.
Wytyczne się zmieniają – warto aktualizować procedury
Idąc dalej: 4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO (Dz.U. 2019 poz. 730), potocznie „ustawa 160+”, która zmieniła m.in. Kodeks pracy (art. 22¹–22¹ᵇ), ustawę o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, ustawę o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych i jeszcze kilka innych aktów prawnych. Realnie wpływa to na proces rekrutacji, czy zatrudnienia. Zmiany te jednocześnie spowodowały, że wiele spornych kwestii zostało uregulowanych, a do wielu kandydatów i pracowników dotarły informacje, jakie mają prawa i czego mogą wymagać w procesie rekrutacyjnym, czy w ramach stosunku pracy. Dzięki pracy organów krajowych takich jak Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych czy Ministerstwa Cyfryzacji powstało wiele poradników, objaśnień prawnych, po które sięgnąć może każdy z nas. Wzrost dopływu informacji, coraz częściej pojawiające się szkolenia i konferencje z zakresu stosowania RODO powoduje wzrost świadomości u przeciętnego obywatela. Jeżeli my przedsiębiorcy chcemy być konkurencyjni na rynku pracy, to być może powinniśmy zadbać o to, by zarówno rekrutacja jak i sam proces zarządzania kadrami był zgodny z RODO i przepisami krajowymi, w tym z wspomnianymi powyżej ustawami. Dokumenty dla tej jednej ścieżki — klauzule do ogłoszeń, zgody kandydatów, zasady przechowywania CV po zakończonej rekrutacji — zebraliśmy w pakiecie RODO rekrutacja. Poza tym pozostaje kolejny aspekt jak wzrost świadomości w dochodzeniu roszczeń przez pracowników, kandydatów do pracy czy innych osób, których dane przetwarzamy. Przetwarzanie danych zgodnie z prawem, zabezpiecza nas przed utratą wizerunku i realizacją roszczeń chociażby ze strony właśnie pracownika, czy nawet kandydata do pracy. O tym, że wiele firm bierze taki obrót sprawy pod uwagę świadczy fakt, że coraz częściej w ofertach pracy na stanowiska HR wymaga się znajomości przepisów o ochronie danych osobowych i nie są to incydentalne przypadki.
RODO jako pozapłacowa korzyść dla pracowników
Obecnie dużym deficytem są zasoby ludzkie. Biznes coraz częściej uzależniony jest od tego jak wydajni i kompetentni są pracownicy. Z drugiej strony dobrze wiemy, że płace coraz bardziej rosną, coraz większe są wymagania pracowników. Firmy coraz częściej szukają możliwości motywacji i przyciągania specjalistów, prześcigają się w pozapłacowych benefitach dla pracowników.
Dlaczego więc nie zrobić z RODO nowej pozapłacowej bonifikaty dla pracowników? Dlaczego RODO ma nie stać się swoistą etyką w biznesie? Dlaczego ze stworzenia odpowiedniego systemu ochrony danych osobowych w firmie, która szanuje pracownika i jego prawa nie stworzyć nowej pozapłacowej bonifikaty dla pracownika? W mojej opinii taki zabieg się opłaca. Z jednej strony dlatego, że wdrożenie przepisów ochrony danych osobowych i tak jest obowiązkowe, a z drugiej strony możemy mieć dwie pieczenie na jednym ogniu, czyli spełniony obowiązek dzięki czemu unikniemy wspomnianych kar, jak i stworzymy nową jakość w zatrudnieniu.
Druga strona medalu: obrona cywilna i wizerunek
Widzę też trzecią korzyść. Kary ze strony regulatora to jedno, ale tak na prawdę RODO daje nam możliwość obrony cywilnej. Czyli realizacji swoich praw i dochodzenia roszczeń w momencie kiedy szkoda już wystąpiła. Dla pracodawcy ważną kwestią z pewnością może być uczynienie z RODO nowej jakości w biznesie i HR, ale także fakt, że nie zostanie nadszarpnięty wizerunek firmy poprzez głośne roszczenia pracowników, czy Klientów. Coraz częściej, my jako przedsiębiorcy i pracodawcy jednocześnie, dbamy o to, by nasz wizerunek nie został nadszarpnięty, ponieważ wiemy dobrze jak ciężko go potem odbudować. Z drugiej strony przepływ informacji jest dzisiaj tak szybki i szeroki, że bardzo szybko świat dowiaduje się o naszych sukcesach i porażkach. Skoro więc powstaje rozwiązanie, które sam ustawodawca unijny podaje nam na tacy, to jako przedsiębiorcy korzystajmy z tego. Nie patrzmy na RODO tylko przez pryzmat kar, ale starajmy się dostrzec w RODO coś więcej.
Bądźmy spokojni w sytuacji, kiedy niezadowolony Klient skieruje przeciw nam roszczenia dotyczące ochrony jego danych, bądźmy bezpieczni w relacji z pracownikami i partnerami biznesowymi. W razie kontroli odpowiedniego organu bez problemu wykazujmy właściwy model zarządzania przetwarzanymi danymi.
Za każdym razem, kiedy wprowadzam w życie system ochrony danych w danej organizacji powtarzam swoim klientom, żeby nie patrzyli tylko na Urząd Ochrony Danych Osobowych, bo jest to oczywiście organ ważny i szanować go trzeba. Należy jednak na sprawę ochrony danych patrzeć szerzej, poprzez pryzmat praw osób, niedyskryminacji, realizacji praw tych osób, a co za tym idzie albo będziemy szli drogą ZGODNYCH Z RODO, albo skręcimy na boczną drogę, pełną zakrętów i narzekań, z której łatwo zjechać na pobocze a potem już niewiele potrzeba, żeby narobić sobie problemów. Nic tak nie hamuje biznesu, jak niepotrzebne problemy, których można uniknąć w prosty sposób.
Dlaczego RODO się nam opłaca?
Powyżej dwa przykłady z życia odpowiadające na to samo pytanie. Warto wiedzieć jak można z obowiązku prawnego stworzyć kolejną możliwość na bycie bardziej konkurencyjnym, a także jak można łatwo i w prosty sposób uniknąć niepotrzebnych problemów.
W mojej opinii do tego tematu możemy podejść dwojako.
Wdrożyć właściwe procedury dla samego wdrożenia, bez jakiegokolwiek zrozumienia tego co wykonaliśmy i za co zapłaciliśmy temu, który nam w tym pomógł.
Wdrożyć RODO tak by z samego zbudowania systemu ochrony danych osobowych w firmie mieć wartość dodaną, co pozwoli nam być wiarygodnym w oczach partnerów biznesowych, kandydatów do pracy czy samych pracowników. Pokuszę się o dalej idące stwierdzenie- pozwólmy RODO na siebie zarobić.
Tym samym zachęcam, by patrzeć na RODO jako inwestycję opłacalną w dłuższym horyzoncie czasu, a nie jako krótkoterminowy, niepotrzebny wydatek (na zasadzie bo trzeba to zrobić), stojący obok setki innych wydatków w przedsiębiorstwie. Zachęcam, by po pierwsze ustawić wdrożenie RODO jako priorytet. Nie odkładać tego na potem. Ile taka inwestycja realnie kosztuje i co się na nią składa, rozpisaliśmy w zestawieniu Ile kosztuje wdrożenie RODO w 2026 — pakiet gotowy vs kancelaria. Warto ten ogrom pracy, jaki wykonamy na dostosowanie działalności firmy do obowiązujących przepisów przełożyć na wymierne efekty biznesowe. Nowe zasady powinny służyć naszej firmie oraz wszystkim, którzy mają możliwość działać razem z nami.